Sürüm: 2026-10-09-v2 · Veri sorumlusu: Mert ÇELİK — Kanvas Mekan · Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik'e göre hazırlanmıştır.

1. Amaç ve kapsam

Bu politika; kanvasmekan.com ve Kanvas Mekan'ın iş süreçlerinde işlenen kişisel verilerin hangi sürelerle saklanacağını, saklama gerekçelerini, imha yöntemlerini ve sorumluları belirler. Müşteriler, bayi ve kurumsal hesap yetkilileri ve çalışanları, bayilerin müşterileri, form kullanıcıları, ziyaretçiler ve Kanvas Mekan çalışanlarına ait verileri kapsar.

2. Kayıt ortamları

Elektronik: site veri tabanı ve belge deposu (Turhost, Türkiye), şifreli yedekler (Google Drive — Google LLC, ABD; yerli yedek sağlayıcısına geçiş tamamlanana kadar), e-posta hesabı, e-fatura özel entegratörü, muhasebe yazılımı (mali müşavir), ödeme kuruluşu paneli, kargo firması paneli, SMS sağlayıcısı paneli, pazaryeri panelleri, atölye bilgisayarları. Fiziksel: basılı iş emirleri, kargo etiketi ve irsaliye kopyaları, pakete konan belge çıktıları, muhasebe evrakı.

3. Saklamayı gerektiren hukuki ve işlevsel sebepler

Vergi Usul Kanunu (10 yıl — fatura ve defter kayıtları için 5 yıl asgari; TTK m.82 ile 10 yıl), Türk Ticaret Kanunu m.82 (ticari defter ve belgeler 10 yıl), 6502 sayılı Kanun ve Mesafeli Sözleşmeler Yönetmeliği (sözleşme kayıtları), Türk Borçlar Kanunu (zamanaşımı süreleri: ayıp 2 yıl, genel 10 yıl), 6563 sayılı Kanun ve Ticari İletişim Yönetmeliği (ticari ileti onay ve ret kayıtları: onay geçerli olduğu sürece ve ret tarihinden itibaren 3 yıl), 5651 sayılı Kanun (trafik kayıtları), 4857 sayılı İş Kanunu ve SGK mevzuatı (özlük dosyaları), KVKK m.4 (amaçla sınırlı ve ölçülü saklama).

4. Saklama süreleri tablosu

Veri / süreçSaklama süresiSürenin başlangıcıGerekçe
Sipariş kaydı, fatura, ödeme ve iade kayıtları10 yılYılın sonu / fatura tarihiVUK, TTK m.82
Sözleşme kopyaları ve onay kayıtları (ÖBF, MSS, bayi/kurumsal onayları, sürüm-zaman-IP)10 yılSözleşme ilişkisinin sona ermesiTTK, TBK zamanaşımı, ispat
Hesap bilgileri (aktif hesap)Hesap açık olduğu sürece—Sözleşmenin ifası
Kapatılan bireysel hesapYasal saklama süresindeki kayıtlar dışında 30 gün içinde silinirKapatma talebiKVKK m.7
Pasif bayi/kurumsal hesap90 gün sonra tasarım dosyaları silinir (tasarımı içeren açık sipariş varsa sipariş kapanana kadar beklenir); hesap ve sözleşme kayıtları 10 yılPasife geçişSözleşme, TTK
Kişiye özel baskı görseli — siparişe dönüşmeyen yükleme7 günYüklemeÖlçülülük
Kişiye özel baskı görseli — iptal edilen sipariş7 günİptalÖlçülülük
Kişiye özel baskı görseli — ödemesi başarısız sipariş (görsel silinince sipariş ödenemez)30 günÖdemenin başarısız olmasıÖdemenin yeniden denenebilmesi; ölçülülük
Kişiye özel baskı görseli — ödenmemiş (ödeme/havale bekleyen) sipariş30 gün (havalede, bildirilen son ödeme gününden sonraki 7 gün dolmadan silinmez)Sipariş tarihiÖdemenin tamamlanabilmesi; ölçülülük
Kişiye özel baskı görseli — teslim edilen sipariş12 ayTeslim (siparişin tamamlanması)Ayıp ve yeniden üretim talepleri
Kişiye özel baskı görseli — iade edilen sipariş12 ayİade tarihiAyıp ve itiraz talepleri
Bayi tasarım dosyalarıAktif üyelik boyunca; arşivlenen 30 gün; pasif 90 gün. Tasarımı içeren açık sipariş varsa dosyalar sipariş kapanana kadar saklanır (üretim ve teslimat için). Tasarımdan üretilen herkese açık ürün görseli (ürün sayfası görseli) aynı sürelerle silinirArşivleme / pasife geçişSözleşme (Ek-2)
Bayinin müşterisine ait sipariş verisi (ad, adres, telefon)Sipariş kaydıyla birlikte 10 yılSiparişTTK, VUK (bayiye kesilen fatura ve teslim ispatı)
Bayinin müşterisine ait teslimat/hediye notu, pakete konan belge dosyaları, kargo etiketleri1 yılTeslimÖlçülülük; hasar/iade süreçleri
Pazaryeri olay kayıtları / ham hata kayıtları / etiket dosyaları90 gün / 7 gün / 30 günKayıtSözleşme (Ek-6)
Pazaryeri API anahtarlarıBağlantı silinene kadar; silinince derhal—Sözleşme
İade/hasar talebi: fotoğraflar ve IBAN2 yılTalebin kapanmasıAyıp zamanaşımı, ispat
İade/hasar talebi kaydı (sipariş no, açıklama, karar, iletişim bilgisi)İade ve muhasebe kaydıyla birlikte 10 yılİlgili sipariş ve iade kaydıyla aynıVUK, TTK m.82; ispat
İletişim formu mesajları1 yılMesajMeşru menfaat, ölçülülük
Teklif talepleri ve görselleri6 ay (siparişe dönüşenler sipariş kaydıyla 10 yıl)Teklif sürecinin bitimiÖlçülülük, sözleşme
Ürün değerlendirmeleriYayında en az 1 yıl; ürün kaldırılınca 1 yıl sonra anonimleştirilirYayımTicari Reklam Yönetmeliği m.28/B
Ticari ileti onayı (bülten, pazarlama, sepet hatırlatma): e-posta, zaman, kaynak, IPOnay geri alınana kadar; bültenden çıkışta bülten kaydı hemen silinirOnay / ret6563, Ticari İletişim Yönetmeliği
Bildirim ek alıcısı bastırma kaydı: KVKK silme talebinde bulunan e-posta adresinin tek yönlü özeti (sha256; takma adlı veri, adresin kendisi saklanmaz)İlgili kişi kaldırılmasını isteyene kadarSilme talebinin yerine getirilmesiSilme talebinin sonucunun korunması: adresin bir firma hesabına yeniden bildirim ek alıcısı olarak eklenmemesi (KVKK m.5/2-ç; m.7 ve m.11 kapsamındaki silme talebi)
Çerez onay kaydı2 yılOnayÇerez Rehberi, ispat
Sunucu erişim günlükleri (IP, tarayıcı, adres)14 gün (yasal trafik kayıtları için barındırma sağlayıcısının 5651 süresi ayrıca)KayıtGüvenlik, 5651
Güvenlik ve denetim raporları30 günKayıtGüvenlik
Veri tabanı yedekleriSunucuda 14 gün; yedek sağlayıcısında 30 günYedek tarihiİş sürekliliği; silinen veri yedekte en çok 30 gün kalır
KVKK başvuruları ve cevapları3 yılCevapİspat
Telif ve hak ihlali bildirimleri (başvuru, belgeler, yazışma, karar)3 yılBildirimin sonuçlanmasıİspat, hakların tesisi
Veri ihlali kayıtları5 yılİhlalKurul denetimi, ispat
Çalışan özlük dosyası ve bordroİş ilişkisinin bitiminden 10 yıl (SGK: 10 yıl; İSG kayıtları 15 yıl)İşten ayrılmaİş ve SGK mevzuatı
İş başvuruları (seçilmeyen adaylar)6 ayBaşvuruÖlçülülük
Bakiye hareket defteri10 yılHareketTTK, VUK

Kişiye özel baskı görseli, siparişle ilgili açık bir talep (iade, hasar, baskı hatası vb.) varken silinmez; aynı görselle ücretsiz yeniden üretim yapıldıysa süre yeniden üretim siparişine göre de işler.

5. İmha yöntemleri

Silme: Veri tabanı kayıtlarının ilgili kişiyle ilişkilendirilemeyecek biçimde silinmesi; dosyaların işletim sistemi ve yedek sistemlerinden kaldırılması. Yok etme: Fiziksel belgelerin kâğıt kırpıcıyla imhası; kullanım dışı disklerin güvenli silinmesi veya fiziksel imhası. Anonim hâle getirme: Sipariş istatistikleri ve değerlendirmelerin kimlik bilgilerinden arındırılması. Yedeklerdeki kopyalar, yedeğin döngüsel silinmesiyle en geç 30 gün içinde temizlenir.

6. Periyodik imha

Süresi dolan veriler, sistemdeki otomatik görevlerle (kişiye özel baskı görselleri, pasif bayi dosyaları, pazaryeri kayıtları, günlükler) sürekli; diğerleri 6 ayda bir (Ocak ve Temmuz) yapılan periyodik imha işlemiyle silinir. İmha işlemleri (bayi tasarım dosyalarında hesap durum geçmişine) kayıt altına alınır ve 3 yıl saklanır.

7. İlgili kişinin talebi üzerine imha

Silme talebi, KVKK Başvuru Formu veya Hesabım › KVKK üzerinden alınır ve en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır. Yasal saklama süresi devam eden veriler (sipariş, fatura, sözleşme onayı, bakiye defteri) silinmez; bu durum ilgili kişiye gerekçesiyle bildirilir. Açık siparişi olan hesapta silme, sipariş sonuçlanınca yapılır.

8. Sorumlular

İşletme sahibi (veri sorumlusu): politikanın uygulanması, periyodik imha, başvuruların cevaplanması, ihlal yönetimi. Yazılım/sistem yöneticisi: otomatik silme görevlerinin çalışması, yedek döngüsü, erişim yetkileri. Atölye personeli: fiziksel belgelerin günlük imhası, müşteri bilgisi içeren çıktıların dışarı çıkarılmaması. Mali müşavir: muhasebe evrakının yasal süre sonunda imhası.

9. Güncelleme

Bu politika, süreçler veya mevzuat değiştiğinde ve en az yılda bir gözden geçirilir; yeni sürüm sitede yayımlanır.